Kebijakan Privasi

1. Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh layanan AyoSiswa: situs ayosiswa.id, aplikasi web AyoSiswa (app.ayosiswa.id), aplikasi mobile AyoSiswa, aplikasi desktop Absensi RFID, dan panel administrasi sekolah (backoffice). AyoSiswa dioperasikan oleh PT Rahadhyan International Capital Haven ("AyoSiswa", "kami").

Sekolah yang mendaftarkan AyoSiswa bertindak sebagai pengendali data (data controller) untuk data peserta didik, wali, dan tenaga pengajarnya sendiri. AyoSiswa bertindak sebagai pemroses data (data processor) yang menjalankan dan mengamankan sistem atas nama sekolah, sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP").

2. Data yang Dikumpulkan

Data yang dikumpulkan berbeda menurut peran pengguna. Sebagian besar data diinput oleh sekolah (manual atau impor Excel), bukan didaftarkan sendiri oleh siswa maupun wali.

• Peserta didik: nama, NIS/NISN, jenis kelamin, tempat & tanggal lahir, alamat, foto, kelas, dan ID unik kartu Kartu Sakti/RFID yang ditautkan ke identitasnya (bukan data biometrik — kartu hanya menyimpan nomor identitas kartu).
• Tenaga pengajar & staf sekolah: nama, NIP/NIK, jenis kelamin, email, nomor HP, jabatan, tempat & tanggal lahir, alamat.
• Wali/orang tua: nama, email, nomor HP, dan relasi ke peserta didik yang diasuh.
• Penanggung jawab sekolah (PIC) untuk proses administrasi/pengadaan layanan: nama, email, nomor HP.
• Data akun & autentikasi: alamat email dan kata sandi (tersimpan dalam bentuk terenkripsi/hash, tidak pernah disimpan sebagai teks biasa), dikelola melalui Firebase Authentication (Google) dan disinkronkan dengan basis data internal AyoSiswa. Aplikasi mobile juga mendukung masuk melalui akun Google (Google Sign-In).
• Data kehadiran: waktu check-in/check-out melalui pemindaian kartu RFID (aplikasi desktop) atau melalui aplikasi mobile, yang pada aplikasi mobile dapat turut merekam titik lokasi (GPS) dan foto singkat sebagai bukti kehadiran.
• Data teknis aplikasi mobile: informasi perangkat dan log penggunaan/kestabilan aplikasi melalui Firebase Analytics dan Firebase Crashlytics (Google), digunakan untuk memantau performa aplikasi dan memperbaiki gangguan (crash).

3. Data Anak sebagai Peserta Didik

Sebagian besar peserta didik pada platform AyoSiswa adalah anak di bawah umur. Akun dan data peserta didik dibuat serta dikelola oleh sekolah, bukan melalui pendaftaran mandiri oleh anak. Akun wali ditautkan oleh sekolah ke peserta didik terkait, dan wali hanya dapat mengakses data anak yang tertaut dengan akunnya.

Sekolah bertanggung jawab memastikan pengumpulan dan penginputan data anak ke dalam AyoSiswa telah memperoleh persetujuan atau dasar hukum yang sah dari orang tua/wali sesuai ketentuan perlindungan data anak yang berlaku.

4. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan semata untuk menjalankan dan meningkatkan layanan pendidikan pada platform AyoSiswa, mencakup:

• Mencatat dan menampilkan kehadiran (presensi) peserta didik dan tenaga pengajar.
• Mengelola data akademik dan administrasi sekolah (kelas, tugas, pengumuman, repositori pembelajaran).
• Menautkan akun wali dengan data anak yang diasuhnya agar dapat dipantau.
• Menerbitkan dan mengaktivasi Kartu Sakti/kartu RFID milik peserta didik.
• Memberikan dukungan teknis dan merespons pertanyaan sekolah/pengguna.
• Memantau stabilitas dan performa aplikasi mobile guna perbaikan berkelanjutan.

5. Dasar Pemrosesan Data

Pemrosesan data pribadi dilakukan berdasarkan pelaksanaan perjanjian layanan antara AyoSiswa dan sekolah, persetujuan yang diperoleh sekolah dari wali/peserta didik terkait, serta kepentingan sah untuk penyelenggaraan layanan pendidikan dan keamanan sistem, sejalan dengan UU PDP.

6. Akses Berdasarkan Peran

Akses data dibatasi sesuai peran (role-based access): admin sekolah mengelola data sekolahnya sendiri, pengajar mengakses data kelas yang diampu, siswa mengakses data belajarnya sendiri, dan wali hanya mengakses data anak yang tertaut ke akunnya. Staf internal AyoSiswa mengakses data melalui panel administrasi (backoffice) dengan kredensial dan hak akses terbatas sesuai kebutuhan operasional dan dukungan teknis, dan setiap perubahan data tercatat (audit log).

7. Penyimpanan dan Keamanan

Data disimpan pada infrastruktur server dan penyimpanan objek (object storage) milik penyedia layanan cloud yang digunakan AyoSiswa, dengan pembatasan akses internal berbasis peran. Kata sandi tidak pernah disimpan dalam bentuk teks biasa — selalu melalui proses enkripsi satu arah (hashing) sebelum disimpan.

Aplikasi desktop Absensi RFID dapat menyimpan data presensi sementara pada perangkat lokal ketika koneksi internet sekolah terputus, kemudian menyinkronkannya secara otomatis ke server AyoSiswa setelah koneksi tersedia kembali.

8. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

AyoSiswa tidak menjual data pengguna kepada pihak mana pun. Data hanya diproses oleh pihak ketiga berikut sebagai bagian dari penyelenggaraan layanan:

• Firebase (Google) — autentikasi akun, serta analitik penggunaan dan laporan gangguan (crash) pada aplikasi mobile, tunduk pada kebijakan privasi Google.
• Penyedia object storage cloud — menyimpan berkas dan foto yang diunggah (mis. logo sekolah, foto profil).
• WhatsApp — tombol "Hubungi AyoSiswa" pada situs hanya membuka tautan percakapan (wa.me) ke tim CS; AyoSiswa tidak mengintegrasikan atau membagikan data pengguna melalui API WhatsApp Business.
• Data juga dapat dibagikan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah instansi yang berwenang.

9. Cookie dan Teknologi Pelacakan di Situs

Situs ayosiswa.id saat ini tidak menggunakan cookie iklan atau pelacak pihak ketiga (mis. Google Analytics atau Meta Pixel). Situs hanya menggunakan penyimpanan teknis minimal pada peramban (browser) bila diperlukan untuk fungsi tampilan, dan tidak digunakan untuk melacak perilaku pengguna di situs lain.

10. Hak Subjek Data

Sesuai UU PDP, setiap subjek data (atau wali yang mewakili anak di bawah umur) berhak untuk:

• Meminta informasi mengenai data pribadinya yang diproses.
• Meminta perbaikan atas data yang tidak akurat.
• Meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan data pribadinya, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban pencatatan akademik/administratif sekolah.
• Menarik persetujuan yang sebelumnya diberikan.
• Mengajukan keberatan atas pemrosesan data tertentu.

11. Cara Mengajukan Permintaan

Permintaan terkait data peserta didik, wali, atau tenaga pengajar sebaiknya pertama-tama diajukan kepada admin sekolah terkait selaku pengendali data operasional. Permintaan juga dapat disampaikan langsung kepada AyoSiswa melalui info@ayosiswa.id, dan akan diteruskan/dikoordinasikan dengan sekolah terkait bila diperlukan.

12. Retensi dan Penghapusan Data

Data anggota disimpan selama akun sekolah aktif menggunakan AyoSiswa. Ketika seorang anggota "dihapus dari sekolah", tautan keanggotaannya ke sekolah tersebut dihapus, namun identitas intinya dapat dipertahankan dalam sistem untuk keperluan riwayat akademik lintas sekolah, kecuali diminta penghapusan penuh sesuai ketentuan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan kewajiban penyimpanan data akademik.

13. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu mengikuti perkembangan layanan dan ketentuan hukum yang berlaku. Perubahan akan dicantumkan pada tanggal pembaruan di halaman ini.

14. Kontak

Pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini dapat disampaikan kepada PT Rahadhyan International Capital Haven (AyoSiswa) melalui info@ayosiswa.id atau melalui tombol "Hubungi AyoSiswa" pada situs ini.